6 березня 2023 року в рамках розробки та реалізації проєкту малих грантів (Strengthening Ukrainian Displaced Universities for Sustainability (SUDUS) Program іmplemented by Fulbright Program in Ukraine) разом з представниками адміністративного менеджменту Херсонського державного університету (ЗВО-партнер) в онлайн форматі був проведений круглий стіл – «Вектори інтеграції системи електронного документообігу як важливої складової модернізованого управління у тимчасово переміщених закладах вищої освіти».
В.о. ректора Мелітопольського державного педагогічного університету імені Богдана Хмельницького Фалько Наталя Миколаївна наголосила на пріоритетності концептуально нового підходу інтеграції електронного документообігу у тимчасово переміщених закладах вищої освіти. Наталя Миколаївна акцентувала увагу на тому, що система електронного документообігу наразі забезпечує не тільки ефективне управління інституціями в умовах дистанційного функціонування та інформаційну безпеку організації, але й покращує контроль виконання функціональних завдань.
Ректор Херсонського державного університету Співаковський Олександр Володимирович підкреслив важливість плідної співпраці тимчасово переміщених університетів у проектній діяльності, подоланні спільних викликів на шляху відновлення та реінтеграції освітньої системи з урахуванням можливостей майбутніх змін. Олександр Володимирович підкреслив важливість реформації документообігу в системі управляння ЗВО в контексті пошуку балансу між бюрократичною складовою, системою взаємодії між суб’єктами освітнього процесу та адміністративним менеджментом. Він акцентував увагу на побудові шляхів пролонгованої стійкої співпраці в період післявоєнного відновлення ЗВО. Фахівці Херсонського державного університету представили результати модернізації системи документообігу у своєму університеті, підкреслюючи досягнення та подальші перспективи.
В процесі доповіді перший проректор МДПУ імені Богдана Хмельницького Павленко Олександр Михайлович разом з інженером Центру ІТ технологій та комп’ютерного дизайну Прядко Андрієм Олексійовичем презентували системну модель імплементації електронного документообігу на базі АСКОД в управлінський менеджмент Мелітопольського державного педагогічного університету імені Богдана Хмельницького. Олександр Михайлович наголосив на позитивних результатах інтеграції електронного документообігу в управлінську систему університету. Наразі 400 співробітників підключені до єдиної внутрішньої системи електронного документообігу.
Фахівці Центру ІТ технологій та комп’ютерного дизайну продемонстрували наочний алгоритм функціонування системи електронного документообігу: можливість створення, зміни, зберігання та маршрутизації документу до кінцевого адресата, а також ряд допоміжних функцій, а саме: пошук, класифікація тощо. В процесі дискусії та обговорення технічних можливостей системи електронного документообігу особливу увагу приділили актуальним питанням забезпечення кіберзахисту особистих даних та аутентифікації особистості співробітника.
Наприкінці зустрічі визначили пріоритетні напрями співпраці на рівні Університетських центрів підтримки електронного урядування, як структурного підрозділу закладу вищої освіти, що забезпечує координаційно-організаційну, дослідницьку, експертну, технологічну, навчально-методичну, консультативну, просвітницьку підтримку структурних підрозділів ЗВО з упровадження та застосування технологій у системі електронного урядування університету, зокрема в підсистемі електронного документообігу.